Hoe ZES je gegevens gebruikt

Wie is verantwoordelijk

Zero Emission Services B.V. (ZES) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in ZES Onsite.

Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens? Mail naar operations@zeroemissionservices.nl.

Doeleinden

Zero Emission Services B.V. gebruikt je account- en bezoekgegevens om werkzaamheden te plannen, toegang tot locaties te beheren, veilig werken te ondersteunen, Operations en locatiepartners te informeren en incidenten te onderzoeken. Daarnaast houden we de onderhoudshistorie van installaties bij en beveiligen we de accounts.

Gegevens

Vóór accountaanmaak bewaren we het uitgenodigde e-mailadres, het gekozen accounttype en bedrijf, de uitnodigende medewerker en de geldigheids- en gebruiksstatus van de uitnodiging.

Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer indien ingevuld, bedrijf, werkordergegevens, locatie en eventueel dock, geplande datum, aan- en afmeldtijd, LMRA-antwoorden, uitgevoerde acties en toelichtingen, optioneel toegevoegde foto's, status- en veiligheidsmeldingen en technische auditinformatie.

Naam, zakelijk e-mailadres en bedrijf zijn nodig voor een account; zonder deze gegevens kun je geen werk aankondigen en je niet aan- of afmelden. Je telefoonnummer is optioneel, behalve voor de hoofdbezoeker van een groepsbezoek: dan hebben we het nodig om je op de locatie te kunnen bereiken.

We gebruiken je locatie alleen via de QR-code die je op de locatie scant; ZES Onsite vraagt niet om GPS. Bij foto's verwijderen we vóór opslag de verborgen gegevens zoals GPS-positie, toestel en opnametijd. Zet geen personen op foto's en noem geen namen of telefoonnummers in toelichtingen. Noem ook geen medische details: meld letsel via 112 en ZES Operations.

Bezoekers en gasten

Bij groepsbezoeken bewaren we ook de namen en bedrijven van alle bezoekers, de contactgegevens van de verantwoordelijke hoofdbezoeker, bezoekplanning, goedkeuring, aanwezigheid en veiligheidsbevestigingen. De bezoekerslijst wordt per e-mail gedeeld met de hoofdbezoeker, Operations en de ingestelde locatieontvangers. In ZES Onsite ziet ook de coördinator van het bedrijf van de hoofdbezoeker het bezoek en de bezoekerslijst.

Gasten hebben geen account: de hoofdbezoeker geeft hun naam en bedrijf aan ons door en informeert hen over deze privacyinformatie. We gebruiken die gegevens alleen voor toegang, veiligheid en noodsituaties. Gasten hebben dezelfde rechten als iedereen; zie hieronder.

Collega's bij werk

Kom je met collega's werken, dan bewaren we bij de werkorder ook hun naam en bedrijf. De aanvrager geeft die aan ons door, is verantwoordelijk voor het team en informeert de collega's over deze privacyinformatie. We delen de namen met Operations en de ingestelde locatieontvangers en gebruiken ze alleen voor toegang, veiligheid en noodsituaties. Ze worden verwijderd wanneer de werkorder wordt geanonimiseerd.

Heeft een collega een account bij hetzelfde bedrijf, dan kiest de aanvrager (of de coördinator) die collega uit de lijst met collega's met een account. Daarvoor zien collega's van hetzelfde bedrijf elkaars naam, niet het e-mailadres. Een gekozen collega ziet het werk op Mijn onsite (locatie, datum, activiteit, omschrijving, team en status), krijgt een e-mail als die wordt toegevoegd of verwijderd, als de datum, locatie of medewerker verandert en als het werk niet doorgaat, en telt mee in de controle op dubbele planning. Wie werk inplant, ziet dan dat die collega die dag al is ingepland en op welke locatie; de details ziet alleen de collega zelf, de coördinator en ZES Operations. Een gekozen collega kan het team ook aan- en afmelden als de aanvrager er (nog) niet is. Wie het team aanmeldt, vinkt aan wie er op locatie is; dat wordt bij de werkorder vastgelegd en met de locatie gedeeld, zodat in een noodsituatie bekend is wie er is.

Coördinatoren van je bedrijf

ZES koppelt elk account aan een bedrijf en bepaalt wie van dat bedrijf coördinator is. Een coördinator plant werk in voor collega's van het eigen bedrijf. Daarvoor ziet de coördinator in ZES Onsite de naam en het e-mailadres van die collega's en hun werk: locatie, datum, activiteit, omschrijving, team, status, aan- en afmeldtijden en werkverslagen. Een coördinator kan werk voor een collega inplannen, wijzigen, aan een andere collega geven en annuleren; de collega's krijgen daar een e-mail over. Ook ziet de coördinator de bezoeken die een collega leidt, met de bezoekerslijst en de contactgegevens van de hoofdbezoeker, maar kan die niet wijzigen of annuleren. De LMRA en het aan- en afmelden doet ieder zelf. Een coördinator ziet niets van collega's van andere bedrijven.

Werk en bezoeken blijven bij het bedrijf waarvoor je ze deed: bij het aankondigen of aanmelden legt ZES Onsite het bedrijf van je account vast. Ga je voor een ander bedrijf werken, dan ziet de coördinator van je nieuwe bedrijf je eerdere werk niet. De coördinator van je vorige bedrijf houdt het werk dat je voor dat bedrijf deed, zodat open werk aan een collega kan worden gegeven; dat geldt ook als je account wordt verwijderd, tot het werk wordt geanonimiseerd. Koppelt ZES je account aan een bedrijf of maakt ZES je coördinator, dan krijg je daar een e-mail over.

Contactpersonen voor noodgevallen

Op de veiligheidsinstructie, de QR-poster en de veiligheids-pdf van een locatie staan namen, functies en telefoonnummers van contactpersonen. ZES vermeldt die zodat iedereen op de locatie in een noodgeval hulp kan vragen. Ben je zo'n contactpersoon en wil je je gegevens laten aanpassen of verwijderen, mail dan naar operations@zeroemissionservices.nl.

Grondslag

Voor accounts, werkorders, bezoeken, aan- en afmelden, veiligheidsmeldingen, contactpersonen en de onderhoudshistorie is de grondslag het gerechtvaardigd belang van ZES bij het plannen van werk en een veilige, beheerste toegang tot haar locaties (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Werk je als zzp'er rechtstreeks voor ZES, dan is de grondslag ook de uitvoering van die overeenkomst (onder b). Het vinkje bij registratie bevestigt alleen dat je deze informatie hebt ontvangen; het is geen toestemming.

Bezwaar maken

Omdat ZES je gegevens gebruikt op basis van gerechtvaardigd belang, kun je daartegen altijd bezwaar maken vanwege je persoonlijke situatie. ZES stopt dan, tenzij er dwingende redenen zijn die zwaarder wegen, zoals de veiligheid op de locatie, of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering. Mail je bezwaar naar operations@zeroemissionservices.nl.

Webmeldingen, inloggen met je apparaat en cookies

Als een ZES-medewerker webmeldingen inschakelt, bewaren we ook het push-endpoint, de openbare browsercodes en beperkte apparaatinformatie die nodig zijn om die meldingen af te leveren. De medewerker kan de koppeling op ieder moment weer uitschakelen. De meldingen lopen versleuteld via de pushdienst van de browser (Apple, Google of Mozilla); die dienst kan de inhoud niet lezen.

Log je in met Face ID, je vingerafdruk of de code van je apparaat, dan controleert alleen je eigen apparaat dat. ZES ontvangt geen biometrische gegevens, alleen een openbare sleutel en de naam van het apparaat.

Webmeldingen zijn optioneel en werken alleen als je zelf toestemming geeft in je browser; je kunt die altijd intrekken. ZES Onsite gebruikt alleen een functionele sessiecookie om je ingelogd en de taalkeuze te houden, en geen analytics, trackers of advertentiecookies. Je keuze voor een licht of donker thema bewaart je browser zelf.

Ontvangers en verwerkers

In ZES Onsite zelf zien alleen bevoegde ZES-medewerkers en, voor je werk, de coördinator van je eigen bedrijf je gegevens (zie hierboven); locatieontvangers krijgen alleen wat hieronder staat.

Per locatie kan ZES e-mailadressen instellen van de locatie zelf, de SLA-partij (service) en de EMS-partij (energiebeheer): de locatieontvangers. Zij krijgen per e-mail:

• de goedgekeurde werkorder, met de namen en bedrijven van jou en je collega's, en een eventuele nieuwe datum;
• een bericht als je je op de locatie aanmeldt, met de namen en bedrijven van jou en je collega's of gasten;
• het werkverslag na afmelden, met namen en bedrijven, aan- en afmeldtijden, uitgevoerde acties, toelichtingen en foto's;
• de goedkeuring, verplaatsing en annulering van een bezoek, met de bezoekerslijst en de contactgegevens van de hoofdbezoeker;
• een annulering als goedgekeurd werk toch niet doorgaat.

In deze e-mails staat een statuslink. Daarmee zien de locatieontvangers zonder account de actuele status van dat werk of bezoek (gepland, aanwezig, afgemeld, geannuleerd), met de namen en bedrijven van wie er komt maar zonder contactgegevens. De link werkt tot 14 dagen na het werk of bezoek.

Het e-mailadres van de locatie krijgt ook urgente veiligheidsmeldingen, met de naam en het bedrijf van de betrokkene. Bij werk op een schip krijgt het e-mailadres van dat schip dezelfde e-mails over die werkorder als de locatieontvangers, en de veiligheidsmeldingen.

ZES deelt deze gegevens alleen voor toegang, veiligheid en het beheer van de locatie of het schip. Wat in de mailboxen van deze ontvangers staat, valt onder hun eigen bewaartermijnen.

ZES laat ZES Onsite en de database, met back-ups, hosten door DigitalOcean. E-mail verstuurt ZES via Postmark, en kopieën van de e-mails uit ZES Onsite komen ook in de mailboxen van ZES Operations en ZES-medewerkers bij Microsoft. Met deze verwerkers gelden verwerkersovereenkomsten; zij gebruiken de gegevens alleen in opdracht van ZES.

Doorgifte buiten de EU

Postmark verwerkt e-mail op servers in de Verenigde Staten. ZES gebruikt daarvoor de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die in de verwerkersovereenkomst van Postmark staan. DigitalOcean is een Amerikaans bedrijf en is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework; daarnaast gelden standaardcontractbepalingen. Pushdiensten kunnen de versleutelde meldingen via de Verenigde Staten afleveren. Een kopie van deze waarborgen kun je opvragen via operations@zeroemissionservices.nl.

Bewaartermijnen

Na deze termijnen verwijdert of anonimiseert ZES Onsite de gegevens automatisch. Geanonimiseerde werkorders blijven als onderhoudshistorie van de installatie bestaan, zonder naam, toelichtingen, foto's of pdf's.

Buiten ZES Onsite zelf:

• back-ups van de database: 7 dagen;
• verstuurde e-mails bij Postmark: 45 dagen;
• serverlogboeken: worden automatisch overschreven en bevatten geen inloglinks;
• berichten en foto's op de tijdlijn van een installatie: zolang de installatie in ZES Onsite staat.

Je rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar, voor zover die rechten in de situatie gelden. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. autoriteitpersoonsgegevens.nl

Met een account regel je het meeste zelf via Mijn gegevens: je gegevens downloaden, je naam, bedrijf en telefoonnummer aanpassen en je account verwijderen. Voor andere verzoeken, of als je geen account hebt, mail je naar operations@zeroemissionservices.nl. ZES antwoordt binnen een maand; bij een ingewikkeld verzoek kan dat met twee maanden worden verlengd, en dan hoor je dat binnen de eerste maand. We vragen geen kopie van je identiteitsbewijs: we controleren een verzoek via het e-mailadres dat al bij ons bekend is.

ZES Onsite neemt geen besluiten die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten en maakt geen profielen.

Verandert deze privacyinformatie, dan krijgt de tekst een nieuw versienummer en zie je na het inloggen een melding.

Contact

Privacyvragen en verzoeken: operations@zeroemissionservices.nl

Operationele vragen: operations@zeroemissionservices.nl